Cari Hesap Takibi Nasıl Yapılır? Adım Adım Rehber

Cari hesap, bir müşteri ya da tedarikçiyle aranızdaki ticari ilişkinin para karşılığıdır. Ona ne sattınız, ondan ne aldınız, ne kadar ödediniz, ne kadar tahsil ettiniz; hepsi o firmanın cari hesabında toplanır. Cari hesap takibi de bu hareketlerin düzenli tutulması ve bakiyenin her an doğru görülebilmesi demektir.

Cari bakiye nasıl okunur?

Bir carinin bakiyesi, kayıtlı hareketlerin net sonucudur. Pratikte iki durum vardır:

• Borç: Cari hesap sahibi size borçludur. Örneğin vadeli satış yaptınız ve henüz tahsil etmediniz.
• Alacak: Siz cari hesap sahibine borçlusunuz. Örneğin mal aldınız ve ödemesini henüz yapmadınız.
• Sıfır bakiye: Taraflar arasında açık bir borç ya da alacak yoktur.

Adım adım cari hesap takibi

1. Her firma için tek bir cari kart açın

Aynı firmanın iki farklı adla iki kez kaydedilmesi, bakiyelerin bölünmesine ve yanlış okunmasına yol açar. Kart açarken firma unvanı, vergi numarası, yetkili kişi ve iletişim bilgilerini eksiksiz yazın; sonradan arama yaparken de işinize yarar.

2. Açılış bakiyesini girin

Daha önce başka bir yöntemle tutuyorsanız, yeni düzene geçtiğiniz gün her carinin bakiyesini açılış olarak kaydedin. Bundan sonraki hareketler bu rakamın üzerine eklenir. Açılış bakiyesi yanlışsa sonraki bütün rakamlar yanlış olur; bu yüzden eski kayıtlarla karşılaştırarak girin.

3. Her satış ve alışı faturasıyla kaydedin

Hareketin tutarı, tarihi, vadesi ve belge numarası birlikte durmalıdır. Vadeyi yazmak, geciken alacakları sonradan listelemenin tek yoludur.

4. Tahsilat ve ödemeyi ilgili kayda bağlayın

Gelen para hangi faturaya karşılıktır, ödeme hangi alıma aittir? Tahsilatı bağladığınızda açık kalemler kendiliğinden azalır ve hangi faturanın hâlâ beklediği net görünür. Kısmi ödemelerde kalan tutar açık kalmaya devam eder.

5. Düzenli olarak ekstre alın

Ekstre, bir carinin belirli bir tarih aralığındaki bütün hareketlerini ve bakiyesini gösteren dökümdür. Hem kendi kontrolünüz için hem de karşı tarafa göndermek için kullanılır.

Mutabakat neden gerekir?

Sizin kayıtlarınızla karşı tarafın kayıtları her zaman birebir tutmaz. Bir fatura bir tarafta bir ay önce, diğer tarafta bu ay işlenmiş olabilir; bir ödeme yolda olabilir. Mutabakat, iki tarafın belirli bir tarihteki bakiyeyi karşılıklı doğrulamasıdır. Özellikle dönem sonlarında, büyük bakiyeli carilerle ve itirazlı kalemlerde yapmak ileride çıkabilecek anlaşmazlıkları önler.

En sık yapılan beş hata

1. Aynı firmanın birden çok kartla kaydedilmesi.
2. Vade tarihinin boş bırakılması.
3. Tahsilatın faturaya bağlanmadan yalnızca kasaya işlenmesi.
4. Ekstrenin hiç alınmaması ve bakiyenin ancak sorun çıkınca kontrol edilmesi.
5. Mutabakatın yıl sonuna bırakılması.

Cari hesap takibi bir kez doğru kurulduğunda sonrası rutindir. Haftada bir geciken bakiyelere bakmak, ayda bir ekstre almak ve dönem sonunda mutabakat istemek çoğu işletme için yeterlidir. Bu düzeni bir programa taşımak, aynı bilgiyi hem cari hem kasa hem rapor ekranında tekrar yazma yükünü ortadan kaldırır.