Gizlilik ve Kişisel Veriler Politikası
Veri sorumlusu ve kapsam
Bu metin, Muhasebeci.ai hizmetini işleten Skynon Labs Ltd. (“Şirket”) tarafından 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında hazırlanmış aydınlatma metni ve gizlilik politikasıdır. Hesap açan kullanıcıların, işletme sahiplerinin ve ekip üyelerinin kişisel verileri bakımından Şirket veri sorumlusudur. İşletmenizin müşteri, tedarikçi, çalışan ve ticari kayıtlarını hizmete girdiğinizde ise bu kayıtlar bakımından veri sorumlusu işletmenizdir; Şirket bu verileri yalnız hizmeti sunmak için ve işletmenizin talimatı doğrultusunda veri işleyen olarak işler. Şirketin unvanı, adresi ve başvuru e-postası bu sayfadaki “Veri sorumlusu ve başvuru kanalı” bölümünde yer alır.
Veri kategorileri
Kayıt sırasında ad soyad, e-posta adresi, şahıs işletmeleri için T.C. kimlik numarası, şirketler için şirket türü, unvan ve vergi kimlik numarası; parola (yalnız geri döndürülemez özet olarak); kullanıcı, rol, davet ve oturum bilgileri; hizmet içinde girilen cari, tahsilat, ödeme, çek, senet, vade, satış, alış, gider, stok, KDV ve raporlama kayıtları; yüklenen belge ekleri; cihaz, IP adresi, güvenlik, hata, denetim ve kullanım kayıtları işlenir. Kart bilgileri Şirket tarafından saklanmaz. Kimlik ve vergi numaraları resmî bir kayda sorulmaz; yalnız biçimi denetlenir.
İşleme amaçları
Veriler hesabı ve işletmeye ayrılan çalışma alanını kurmak, kimliği doğrulamak ve yetkilendirmek, ön muhasebe ve finansal kontrol hizmetini sunmak, kayıt bütünlüğünü sağlamak, hatırlatma ve rapor üretmek, destek vermek, kötüye kullanım ve otomatik (bot) kayıt girişimlerini önlemek, güvenlik olaylarını izlemek, yedekleme ve denetim yapmak, abonelik ve davet kayıtlarını yürütmek ve hukuki yükümlülükleri yerine getirmek amacıyla işlenir.
Toplama yöntemi ve hukuki sebep
Veriler kayıt ve ürün formları, ekip daveti, ürün içi işlemler, güvenlik kayıtları ve hizmet sağlayıcı yanıtları üzerinden elektronik ortamda otomatik veya kısmen otomatik yöntemlerle toplanır. Hukuki sebepler KVKK madde 5/2 kapsamında; sözleşmenin kurulması veya ifası (hesap ve hizmet), hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi (ör. vergi ve ticaret mevzuatı saklama süreleri), bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması ve ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Şirketin meşru menfaatidir (güvenlik, dolandırıcılık ve kötüye kullanımın önlenmesi). Açık rıza gerektiren ayrı bir faaliyet eklenirse ayrıca rıza alınır.
Aktarım ve hizmet sağlayıcılar
Uygulama ve veritabanı, Türkiye’de bir barındırma sağlayıcısındaki Şirket tarafından yönetilen sunucuda çalışır. Hizmetin sunulması için şu sağlayıcılardan yararlanılır: işlem e-postaları için Resend (e-posta adresi, şablon ve süreli işlem bağlantısı; Avrupa bölgesinde işlenmesi tercih edilmiştir), bot koruması için Cloudflare Turnstile (formu gönderen tarayıcının IP adresi ve tarayıcı sinyalleri; yalnız güvenlik amacıyla, form içeriği gönderilmez). Ödeme sağlayıcısı ve yapay zekâ hizmeti etkinleştirilirse bu metin güncellenir ve gerekli onaylar alınır. Yurt dışına aktarım gerektiğinde KVKK madde 9 kapsamındaki uygun güvence veya geçerli istisna uygulanır. Kişisel veriler, yasal yükümlülükler saklı kalmak üzere yetkili kamu kurumları dışında üçüncü kişilere pazarlama amacıyla aktarılmaz ve satılmaz.
Kontrollü yapay zekâ veri akışı
Finans Asistanı yapay zekâ hizmetiyle çalışacak şekilde tasarlanmıştır; bu hizmet yapılandırılmadığı sürece hiçbir veri yapay zekâ sağlayıcısına gönderilmez. Etkinleştirildiğinde OpenAI yapay zekâ hizmeti, kullanıcının talebini anlamak ve onaya sunulacak taslağı hazırlamak için kullanılır; hizmet sağlayıcıya kullanıcı mesajı ile mesajla ilgili en fazla 12 cari ve 12 açık kalemin sınırlı alanları gönderilir, parola, hizmet erişim anahtarı, kart verisi ve oturum belirteci gönderilmez. İstekler, içeriğin sağlayıcıda saklanmaması ayarıyla gönderilir ve kullanıcının yazdığı metin uygulamanın çalışma günlüklerine kaydedilmez. Gönderilen veriler model eğitiminde kullanılmaz; ancak kötüye kullanım izleme kayıtları müşteri içeriğini 30 güne kadar tutabilir. Asistan, kullanıcının açık onayı olmadan kesin finansal kayıt oluşturmaz. Bu özellik açılmadan önce veri işleme ve aktarım ayrıntıları bu metinde güncellenir.
Belge teslimi
Kullanıcının seçtiği ticari belge ile alıcı adresi, belgenin PDF olarak e-postayla gönderilmesi için işlenir. Teslim kaydında alıcı adresinin bir bölümü gizlenir; denetim kaydında açık adres yerine geri döndürülemez bir özet tutulur.
Davet kodu ve ilişki kaydı
Her kullanıcı kişisel bir davet bağlantısı alabilir. Bağlantıyla kayıt olan kişi ile davet eden arasındaki ilişki, hesap durumuyla birlikte kaydedilir. Davet eden, davet ettiği kişilerin adını yalnız kısaltılmış hâlde ve hesap durumunu görür; e-posta adresi ve başka bilgileri görmez.
Saklama ve imha
Veriler işleme amacının gerektirdiği ve ilgili mevzuatın öngördüğü süre boyunca saklanır; ticari defter, belge ve finansal kayıtlar için Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu kapsamındaki saklama süreleri (genel olarak 10 yıl) esas alınır. Süre sona erdiğinde ve başka bir yasal saklama yükümlülüğü bulunmadığında veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Hesap silme ve veri talepleri denetim izi tutularak yasal saklama yükümlülükleri korunarak sonuçlandırılır.
Güvenlik
Veriler işletmeler arasında ayrılmış biçimde tutulur; erişimler yetkilendirme ve denetim izi ile kayıt altına alınır, bağlantılar şifreli kurulur, parolalar geri döndürülemez özet olarak saklanır, düzenli yedek alınır ve yedekler şifrelenir. Buna rağmen oluşabilecek bir veri ihlali durumunda KVKK’nın öngördüğü bildirim yükümlülükleri yerine getirilir.
İlgili kişinin hakları ve başvuru
KVKK madde 11 kapsamında kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi isteme, işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme, şartları varsa silinmesini veya yok edilmesini isteme, bu işlemlerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, otomatik sistemlerle analiz sonucu aleyhinize bir sonuca itiraz etme ve kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz. Başvurularınızı hizmet içindeki Veri ve Hesap Kontrolleri alanından veya bu sayfadaki başvuru e-postası üzerinden iletebilirsiniz; başvurular en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır.
Veri sorumlusu ve başvuru kanalı
Skynon Labs Ltd.
İstanbul, Türkiye
hello@skynonlabs.com
Veri işleyen katmanlar
Aktif ve devreye alınması onaya bağlı hizmet katmanları aşağıda açıkça ayrılmıştır.
| Katman | Sağlayıcı | İşlenen veri | Kontrol | Durum |
|---|---|---|---|---|
| Uygulama barındırma | Muhasebeci.ai tarafından yönetilen sunucu | Hesap, işletme, uygulama ve güvenlik kayıtları | Sınırlı yetkili erişimi, yedekleme, denetim izi ve saklama süresi yönetimi | Aktif |
| Veritabanı | Aynı sunucudaki yerel PostgreSQL | İşletme ve ön muhasebe kayıtlarının asıl kopyası | İşletmeler arası veri ayrımı, kontrollü veritabanı güncellemeleri, şifreli aktarım ve yedekleme | Aktif |
| Belge ekleri (gider, satış/alış belgesi, tahsilat/ödeme) | Aynı sunucudaki uygulama depolama alanı | Kullanıcının yüklediği fatura, fiş, makbuz ve banka dekontu dosyaları; içinde kişi adı, T.C. veya vergi kimlik numarası, adres ve IBAN bulunabilir | İşletmeye ayrılmış klasör, yalnız yetkili kullanıcının indirebilmesi, zararlı içerikli PDF reddi, SHA-256 bütünlük kontrolü ve arşiv denetimi, işletme kotası ve günlük yedek; yasal saklama süresi (TTK 82: kayıt yılını izleyen 10 yıl) boyunca tutulur, yanlış yüklenen ek kaldırılsa da bu süre boyunca arşivde kalır; yükleme, açma ve kaldırma denetim kaydına yazılır | Aktif |
| Bot koruması | Cloudflare Turnstile | Formu gönderen tarayıcının IP adresi, tarayıcı sinyalleri ve tek kullanımlık doğrulama belirteci | Yalnız giriş, yeni hesap kaydı, parola yenileme isteği ve yönetim formu gönderiminde çalışır; sonuç sunucuda doğrulanır, form içeriği sağlayıcıya gönderilmez; yurt dışı aktarım dayanağı hukuk incelemesinde kesinleştirilir | Aktif |
| İşlem e-postaları | Resend e-posta hizmeti | Alıcı e-posta adresi, şablon ve süreli işlem bağlantısı; kullanıcının başlattığı davet e-postasında davet edilen adres (ayrıca kaydedilmez) | Veri işleme sözleşmesi, doğrulanmış gönderim alan adı ve Avrupa bölgesinde işleme ile etkin | Aktif |
| Ödeme | iyzico Abonelik Yöntemi | Müşteri, abonelik ve fatura referansı; kart verisi uygulamada tutulmaz | İşyeri sözleşmesi, şirket hesabı ve deneme ortamı kanıtı olmadan kapalı | Hesap ve sözleşme bekliyor |
| Kontrollü yapay zekâ | OpenAI yapay zekâ hizmeti | Kullanıcı mesajı ve en fazla 12 ilgili cari, 12 açık kalem, 12 nakit veya banka hesabı ve 12 avansın sınırlı alanları | İçeriği sağlayıcıda saklamama ayarı ile sürümlü veri işleme ve aktarım onayı doğrulanmadan kapalı | Onay ve yapılandırma bekliyor |
Çerezler
Ürün yalnız oturum ve güvenlik için zorunlu çerezleri kullanır. Ayrıntılı ad, amaç, süre ve güvenlik kontrolleri Zorunlu Çerez Bildirimi içinde yayımlanır.
Resmî dayanaklar
Aydınlatma yükümlülüğüİlgili kişinin haklarıYurt dışına aktarımSilme ve anonimleştirmeOpenAI veri kontrolleri